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中小企业金山文档实战案例：解除办公“提质增效只喊口号”之困

时间：2020-07-02 12:32:00 来源：网络整理

疫情的乌云还没有彻底消散，中小企业虽小心谨慎，仍举步维艰。“提高企业运转效率、开源节流”，不再是企业象征性的口号，而是各级负责人所最迫切想要的答案。

虽然不同行业的办法不尽相同，但经过对一部分中小企业调研后发现，它们都快速找到了适合自己的“效能提高”路。快速是组织架构小带来的转向优势，而它们选择的能效工具更值得关注：因为惊人的一致，很多中小企业都靠“金山文档”完成了目标。

“因为经常出差，我把工作材料都存在电脑里，跟同事处理报表挺麻烦，一个事情来回发、反复修改的文件，不知道要多少次。”深圳一家电子产品厂商的业务代表对工作低效的看法很典型。

公司文件的整体管理，难度不亚于人员的管理。目前来看，企业已经逐渐将资料文件集中上传，存储在云端。但这还不够，无需再下载的、线上的文件流转和修改编辑，是最理想化的远程办公方式，金山文档做到了。

金山文档是金山办公旗下一款多人实时协作的在线Office。由于其云端存储、多人协作的特性，成为多数企业用来无纸化办公、当作扁平化高效的管理工具来使用。

佛山一家物流公司利用金山文档提供的协同办公解决方案，将全部物流信息生成线上跟单表、对账单，在客户、公司和物流员之间形成了快速高效的反应机制。信息传递原本会带来的时间损耗成本全部节省了下来，繁忙的线下物流变得有条不紊。

即便不是远程办公，高并发的本地作业也会快速生成大量冗余文件，同样会降低组织办公效率。一家坐落在广州的美妆电商公司，旗下有数个淘宝店，数十名客服人员，由于产品涉及定制，客服要记录诸多客户需求，工作产生的资料文件非常多。

在接入金山文档后，产品需求及售前售后登记表分别从数十个合并为一类一个，客服实时在线，填写内容在一个表单，同时查看互不干扰。即便多人同时查阅，也可以实现独立筛选，不影响其他同事查看。

对于电商公司来说，客户数据安全便是企业的生命线，电商公司对于数据修改权限的把控也有高要求，通过金山文档设置了“管理员”、“成员·仅查看”、“成员·允许编辑”等级别后，每一个编辑或浏览过文档的成员，都会留下记录，数据得到了有效保护。"在信息化时代，保护客户的隐私数据是我们作为电商公司的立身之本，我认为不重视数据的保护就是失信于市场。“一位广州电商公司的客服经理如是说道。

在2020年的下半场，竞争会更加激烈，我们有理由相信，效能提高最为显著的企业才能走到最终场，在市场的寒冬中，拥有最多“体能”的企业，才可以走得更远。利用好以金山文档为代表的协作工具，将会让中小企业事半功倍。

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